Preparar un congreso

Posted by Deluxevent on Nov 11th, 2009 | no comments

Congreso es la denominación utilizada para diversas conferencias académicas y otro tipo de reuniones con un fin de discusión, difusión o intercambio de conocimientos.

Es una reunión de naturaleza extraordinaria  y suele tener una periodicidad fija y no está orientada a la generación de negocio sino a la difusión o intercambio de conocimientos. Los congresos se identifican por el hecho de que los asistentes adoptan un rol interactivo participando activamente en ponencias, foros y debates.

Según la Spain Convention Bureau, las temáticas más comunes de los congresos en España, por orden de importancia, son: médicas, comerciales, públicas, tecnológicas, universitarias
Con el fin de hacer más atractiva la asistencia a un congreso, las entidades organizadoras se vuelcan en la organización de actividades complementarias o paralelas al mismo. Así, es habitual el diseño de un programa alternativo para los acompañantes consistentes en actividades turísticas o de ocio. Las actividades complementarias a las reuniones son, por orden de importancia:
gastronómicas, turísticas, culturales, compras.

• Todo congreso es un acto complejo, ya que está constituido por una constelación de actos, que a veces no guardan entre sí otra relación que la que impone el hecho de que acompañen a la celebración de aquél. Por eso, es posible distinguir, al menos, tres tipos de actos:

1. actos accesorios, aunque con cierta autonomía, como son los de apertura y clausura;
2. actos propios del congreso, integrados por las reuniones de trabajo;
3. actos sociales, tendentes a hacer agradable la estancia de los congresistas y de sus acompañantes.

Preparar un congreso:

Tener en cuenta el tema del congreso. Ponerle título para luego promocionarlo.
- Cuántas personas estimáis o queréis que asistan, tanto como congresistas como ponentes, expositores y empresas colaboradoras (que aporten algo de dinero como sponsors). Qué tipo de público será el asistente (estudiantes, profesionales del sector, público en general).
- Elegir los lugares donde se celebrará. Hay que estudiar consecuentemente a lo anterior: aforos, presupuestos y fechas disponibles. No es lo mismo organizar un congreso para exponer coches que un congreso de Enología. Habrá que saber los metros de local que necesitaremos y las salas para luego reuniones y ponencias, en caso de haberlas.
- Precios de las entradas e inscripciones (organizar un congreso tiene que ser siempre rentable)
- Hacer publicidad del mismo: Periódicos locales o nacionales, del sector o generalistas. Radio o prensa especializada. Mailings y e-mailings a empresas del sector. Siempre de forma profesional, no vale tirar octavillas desde un coche.
- Organizar y coordinar búsqueda de hoteles y restaurantes cercanos al lugar de celebración. Proponerles que os den ofertas de precios por grupos y organizar la noche de gala o la cena de clausura. Elegir el menú acorde con el tipo de público asistente.
- Contratación de azafatas para el evento. Intérpretes en caso de necesitarlo porque sea un congreso internacional.
- Transporte desde el hotel/hoteles concertados hasta el lugar de celebración.
- Elegir los ponentes y moderadores de las conferencias y mesas redondas. Les tendréis que pedir que os envíen sus propuestas de charlas y darles el visto bueno. Hay que controlar el tiempo de intervención para que todo el mundo tenga cabida y no quede ni demasiado breve ni demasiado extenso.
- Elegir dos comités: Científico (se encarga de elegir los temas de las ponencias y mesas redondas y colabora con la búsqueda de ponentes) y comité de Honor (buscar una o varias personalidades en la materia, un alcalde o concejal o el presidente de una asociación o empresa representativa. A éstos hay que darles mucho bombo y promoción, si no, nunca se prestarán a “colaborar”.
- El otro comité existente es la secretaría técnica, que eres tú y normalmente la agencia de viajes o empresas que se encargan de la logística en general.
- Organizar la forma de pago de los inscritos: transferencia previa a una cuenta bancaria vuestra, tarjeta de crédito con lo cual tendréis que pactarlo con vuestro banco, o en efectivo con lo que tendréis que tenerlo presente durante los días de celebración.
-Imprimir las acreditaciones con los nombres de los inscritos.
- Imprimid con posterioridad diplomas acreditativos de la asistencia al congreso.
- Publicidad y merchandising durante la celebración. Nombres de los ponentes en carteles, posters con el programa científico y conferencias, imágenes corporativas y logotipos de la empresa organizadora… Y todo lo relativo a autopromoción.

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